Waarom zou je debiteurenbeheer uitbesteden?

Iedere onderneming die diensten en/of producten levert aan klanten heeft te maken met debiteurenbeheer. Dit is immers relevant indien er sprake is van openstaande vorderingen en je als ondernemer wilt bewerkstelligen dat zij zo snel mogelijk de volledige vordering voldoen. Het is niet eenvoudig om een goed debiteurenbeheer uit te voeren. Er komen immers veel stappen bij kijken een goede administratie hierbij is essentieel. In dit artikel wordt daarom gekeken naar een goed debiteurenbeheer en of dit het beste zelf geregeld kan worden of beter kan worden uitbesteed.

De taken bij debiteurenbeheer

Bij een goed debiteurenbeheer komen verschillende taken kijken. Nadat de eerst afgesproken termijn is verlopen voor de betaling, kan een tweede termijn worden afgesproken om alsnog te betalen. Dit kan door middel van het versturen van een betalingsherinnering. Doe dit eerst schriftelijk, en na het verstrijken hiervoor eventueel nog een telefonische betalingsherinnering. Indien hier tevens geen gehoor aan gegeven wordt, kan een klant worden aangemaand. Hierbij wordt de klant nogmaals een mogelijkheid geboden om te betalen en worden tevens aan de klant aanmaningskosten gerekend (bovenop het oorspronkelijk verschuldigde bedrag). Indien hier nog geen gehoor aan wordt gegeven kan een incassobureau worden ingeschakeld (eventueel ook al eerder), of kan een klant worden gedagvaard. Er kunnen dus veel stappen verbonden zijn aan een poging om een klant proberen te bewegen tot betaling. Een onderneming kan zichzelf dus afvragen of zij zelf in staat is om al deze mogelijkheden succesvol uit te voeren.

Is het uitbesteden van debiteurenbeheer voor jou interessant?

Zoals hiervoor is toegelicht komt er een hoop kijken bij een debiteurenbeheer. Een simpele betalingsherinnering kan in principe iedere ondernemer nog wel versturen, maar zo simpel is het helaas niet. Ten eerste moet er een goede administratieve basis bestaan. Het is aan de ondernemer om deze gegevens te verzamelen, te bewaren en op gestructureerde wijze weer te geven. Ook moet er goede controle worden uitgevoerd. Er moet goed gekeken worden wanneer welke factoren betaald moeten worden, en welke facturen op dat moment nog niet betaald zijn. Het is niet wenselijk dat je als ondernemer pas een maand nadat de factuur eigenlijk betaald had moeten zijn, gaat kijken of daadwerkelijk is betaald. Het is belangrijk dat er een goede controle in plaats is op de naleving van de verplichtingen door klanten. Tot slot kunnen er handelingen vereist zijn waarbij verschillende (wettelijke) regels in acht moeten worden genomen. Met name consumenten genieten vaak wettelijke bescherming. Zo moet bijvoorbeeld eerst een termijn van tenminste 14 dagen worden geboden voordat nadere stappen ondernomen mogen worden. Een ondernemer dient zich dus af te vragen of zij in staat is om dit beleid uit te voeren. Is er geen enkele kennis aanwezig omtrent deze materie en heeft een onderneming ook niet de capaciteit om dit intern op orde te krijgen, is het raadzaam eens te verdiepen in de optie om het uit te laten besteden. Een slecht debiteurenbeheer kan immers grote gevolgen hebben voor de onderneming, en in het ergste geval slechts leiden tot faillissement. Het kost natuurlijk wel geld, dus voor kleinere ondernemingen met een kleiner klantenbestand is het wellicht handiger om er moeite in te steken om dit zelf te regelen. Er dient dus daadwerkelijk een individuele afweging gemaakt te worden of het uitbesteden van debiteurenbeheer interessant is voor een ondernemer.